60 Yıllık Arşiv Dijitale Geçiyor!

143

İstediğin belge anında elinde…

Her gün yüzlerce dokümanın üretildiği, işlendiği ve saklandığı belediyelerde, çoğu zaman istenilen dokümanların aranıp bulunması sorun oluyor. Bu amaçla Şişli Belediyesi İmar ve Yapı Kontrol Müdürlüğü başta olmak üzere toplamda 6 müdürlüğün dosyaları dijital arşivle kayıt altına alınıyor. Bir sene içerisinde bu 6 müdürlüğe ait dos­yaların tamamının dijital ortama aktarılması hedefleniyor. Kayıt altına alınan dosyalar 100 yıl sonra bile sistemde bulunabilecek. Proje sonunda 180 – 200 bin arası belge dijital arşive geçmiş olacak.

Dijital arşiv uygulaması dokümanların ara­nıp bulunmasını sorun olmaktan çıkararak evraklara çok daha çabuk erişimi sağlaya­cak. Ayrıca bu dokümanları değerli bir bilgi hazinesine dönüştürerek tekrar kullanıma sunacak ve bu sayede iş kalitesini ve veri­mini artıracak. Şişli Belediyesi’nin kuracağı bu sistemle vatandaşların iş ve işlemine ait evrakların hangi aşamada olduğu rahatlıkla görülecek ve elektronik ortamda evrak akışı güvenle sağlanmış olacak. Arşiv içerisinde bölge esnaf sayısı, vatandaşlara ait gayri­menkul bilgileri gibi her türlü veri mevcut. Bu sayede yapı ruhsat belgesinden yapı kullanım iznine kadar istenilen her belgeye ilgili personel tarafından sistem üzerinden ulaşılacak. Vatandaşların taleplerine zaman kaybı olmadan anında cevap vermeyi sağ­layan arşiv sistemi, sunduğu hız ve kolaylık sayesinde görevli personelinin de işini ko­laylaştırıp hizmet kalitesini artıracak.